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WPS 2000具有目录提取功能，为用户编写目录提供了极大的方便。WPS 2000的目录和样式紧密结合在一起，它以样式为依据提取目录。样式是指用一个指定的名字标识和保存一组有关字符、段落的选项集合。它允许用户一次定义一组格式，例如字体、大小、对齐及间距等。定义好的样式既可以单独用于某一个文件，也可以存为样式文件供其他文件选用。 根据样式提取目录 文章写完后，先把各级标题的样式定义好，然后从主菜单中选择“插入\目录”命令。在弹出的插入目录对话框里含有“插入位置”、“自动插入分页符”、“包括页号”等选项，选择“根据样式提取目录”。确认后目录就会被自动提取并插入到文章的最前面。同时，在屏幕左边会出现一个目录书签窗口，帮助用户查看目录。 根据属性提取目录 如果在编辑文件时，没有对标题设置样式，那么就不能根据样式提取和插入目录，而只能根据属性提取和插入目录。根据属性提取目录的前提是标题段落一定要比较整齐，若同一级标题段落的字体字号杂乱无章，文字和段落属性不完全相同，就不能根据属性提取出正确的目录。 选择“根据属性提取目录”后，系统在弹出对话框中会要求用户在文件中用手工方法逐级提取文章的各级目录。首先要求确认“文章标题”，“文章标题”只是显示在目录窗口中，一般可以忽略。直接进入“下一步”，把光标移动到第一级标题所在的段落，则系统把该段落最前面的文字和字体属性作为当前级目录的提取依据，点击“提取”，则文件中所有与该段落属性完全相同的段落文字都被提取成当前级目录出现在目录窗口中。然后按同样方法提取下一级，最多可提取三级。确认后文章开头就会插入根据属性所提取的目录，同时文章中所有被提取成目录的段落文字由其他样式变为相应的标题样式，若再次提取目录可直接根据样式提取。 在根据属性提取目录时。一定要注意系统是根据光标所在行的起始处的文字作为判断依据的。如果行首字符的段落属性和文字属性与行末尾的不同，就可能出现错误。所以提取目录后一定要检查一遍，看看是否漏掉了某级标题。WPS 2000可以把DOC文件转换成WPS文件，但不能保留原来在Word 中定义的样式，所以一定要根据属性提取目录。 目录的更新 如果在插入目录后又对文档做了修改，就需要更新目录。可以在打开的目录书签窗口中单击鼠标右键，从快捷菜单中选“刷新目录”。或者在编辑区单击鼠标右键，从快捷菜单中选“目录\更新页号”或“目录\重新提取目录”。不管是通过哪种方法提取的目录都可以被自动更新。 |
